Politique de confidentialité

Kolis est une application de gestion de colis et de commandes éditée depuis Abidjan, en Côte d'Ivoire. Nous sommes responsables du traitement des données que vous nous confiez en tant que commerçant(e).

Pour les coordonnées de vos propres clientes que vous enregistrez dans l'application, le rôle s'inverse : vous en décidez l'usage, nous ne faisons que les héberger et les traiter pour votre compte, selon vos instructions.

Votre compte et votre boutique :

• Votre identité : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, photo de profil si vous en ajoutez une.
• Votre boutique : nom, type de commerce, localisation déclarée (par exemple « Cocody, Abidjan »), devise et préférences de notification.
• Votre mot de passe, jamais conservé en clair : seule une empreinte chiffrée, irréversible, est enregistrée.
• Votre activité de connexion : dates de connexion, tentatives échouées, ainsi que l'adresse IP, l'appareil et le navigateur utilisés — ces éléments servent à repérer un accès frauduleux à votre compte.

Votre activité commerciale :

• Vos colis et vos commandes, avec leur statut, leur zone de livraison et leur montant.
• Votre catalogue d'articles, vos photos de produits, votre stock.
• Vos dépenses, vos bilans et votre historique.
• Votre programme de fidélité.

Données techniques :

• Un cookie de session sécurisé et un jeton d'authentification, qui vous maintiennent connecté(e). Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire ni traceur marketing.
• Des journaux techniques (erreurs, temps de réponse), qui peuvent contenir votre adresse e-mail lors de certaines opérations d'administration.
• Des données stockées sur votre appareil par l'application installable, pour qu'elle fonctionne hors connexion.

Nous n'utilisons aucun outil de mesure d'audience tiers (ni Google Analytics, ni équivalent).

C'est le point le plus sensible de cette politique, et il concerne des personnes qui n'ont jamais créé de compte chez nous.

Lorsque vous enregistrez un colis ou une commande, vous saisissez le nom de votre cliente, son numéro de téléphone, sa zone et parfois une indication précise de livraison (« immeuble bleu, 2ᵉ étage »). Le numéro sert d'identifiant : c'est lui qui relie une cliente à son historique d'achats, et c'est sur cette base que fonctionne la fidélité.

La lecture automatique d'étiquettes vous évite de tout retaper. Son fonctionnement mérite d'être expliqué en détail, car il fait sortir des données de nos serveurs.

Quand vous photographiez une étiquette, l'image est transmise à Google, via son service d'intelligence artificielle Gemini, qui en extrait le texte. L'étiquette contenant généralement le nom de votre cliente, son numéro de téléphone, sa zone de livraison, le contenu du colis et son prix, ces informations sont donc transmises à Google — ainsi que tout autre élément écrit sur l'étiquette, comme un nom d'expéditeur ou un point de retrait.

La photographie n'est pas conservée par Kolis : elle sert à la lecture, puis elle est abandonnée. Seul le texte extrait, que vous pouvez corriger avant de valider, est enregistré dans votre carnet.

Ce service est souscrit auprès de Google dans sa formule payante, dont les conditions interdisent la réutilisation des contenus transmis pour entraîner ses modèles. Les informations lues sur vos étiquettes ne servent donc qu'à cette lecture.

Le scan reste une commodité : si vous préférez ne rien transmettre à un tiers, saisissez vos colis à la main — toutes les fonctions de l'application restent accessibles sans lui.

Les paiements Mobile Money et par carte sont traités par des prestataires agréés (GeniusPay, PayDunya). Le paiement se déroule intégralement sur leur page sécurisée.

Nous ne voyons jamais, et n'enregistrons jamais, votre numéro Mobile Money ni vos coordonnées bancaires. Nous conservons uniquement le montant, la devise, la date, l'état du paiement et la référence de transaction du prestataire — de quoi justifier votre abonnement, rien de plus.

La confirmation renvoyée par le prestataire est archivée telle quelle à des fins de preuve et de dépannage ; elle peut contenir un identifiant de payeur transmis par ce dernier.

• Faire fonctionner l'application : votre carnet, vos bilans, votre fidélité.
• Gérer votre compte, votre abonnement et son renouvellement.
• Vous envoyer les messages nécessaires au service (confirmation de compte, réinitialisation de mot de passe, échéance d'abonnement).
• Assurer la sécurité : détecter les connexions anormales, prévenir la fraude.
• Corriger les pannes et améliorer l'application.

Nous ne vendons vos données à personne. Nous ne les utilisons pas pour de la publicité ciblée, ni pour entraîner nos propres modèles d'intelligence artificielle.

Nous faisons appel à un nombre restreint de prestataires :

• Google (Gemini) — reçoit les photographies d'étiquettes lorsque vous utilisez le scan, avec les informations qu'elles portent (voir le point 4).
• GeniusPay et PayDunya — encaissent votre abonnement. Ils reçoivent le montant, la devise et une référence interne, sans votre nom ni votre adresse.
• Notre hébergeur — héberge les serveurs et le stockage des images (photos d'articles, avatars).

Nous pouvons également être tenus de communiquer des données à une autorité judiciaire ou administrative lorsque la loi l'exige. En dehors de ces cas, aucune donnée n'est transmise à un tiers.

Vos données sont conservées tant que votre compte existe : un carnet de commerce n'a d'intérêt que si l'historique reste consultable, y compris après une interruption d'abonnement.

À la suppression de votre compte, l'ensemble est effacé de nos bases : votre profil, vos colis, vos commandes, vos articles, vos dépenses et les coordonnées de vos clientes. Cette suppression est définitive et sans restauration possible.

Les pièces comptables liées aux paiements peuvent être conservées au-delà, pour la durée que la loi impose en matière fiscale et comptable.

• Les échanges entre votre appareil et nos serveurs sont chiffrés (HTTPS).
• Les mots de passe sont conservés sous forme d'empreinte chiffrée irréversible : même nous ne pouvons pas les lire.
• Chaque commerçant(e) est isolé(e) : vos données ne sont accessibles qu'à votre compte.
• Les comptes sont temporairement bloqués après plusieurs tentatives de connexion infructueuses.
• Les confirmations de paiement reçues de nos prestataires sont vérifiées par signature, afin qu'un tiers ne puisse pas les falsifier.

Aucun système n'est parfaitement inviolable. En cas de violation de données susceptible de vous porter préjudice, nous vous en informerons.

Conformément à la loi ivoirienne n° 2013-450 relative à la protection des données à caractère personnel, et au RGPD lorsqu'il s'applique, vous disposez des droits suivants :

• Accéder aux données que nous détenons sur vous.
• Les faire corriger si elles sont inexactes — la plupart sont modifiables directement dans vos réglages.
• En demander la suppression.
• Vous opposer à un traitement ou en demander la limitation.
• Récupérer vos données dans un format lisible.

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à l'adresse ci-dessous ; nous répondons sous trente jours. Si l'une de vos clientes vous demande la suppression de ses coordonnées, adressez-nous la demande : nous la traiterons avec vous.

Vous pouvez également saisir l'Autorité de régulation des télécommunications de Côte d'Ivoire (ARTCI), autorité compétente en matière de protection des données personnelles.

Pour toute question sur cette politique ou sur vos données :